PDF verkleinern: Eine Bewerbung mit PDF24 kleiner speichern

Zuerst das Ziel und die Begriffe verstehen

Du möchtest eine Bewerbung abgeben. Die Internetseite der Firma nimmt beispielsweise nur Dateien bis 5 MB an. Deine Bewerbung ist größer. Die Zahl 5 MB ist unser erfundenes Beispiel; lies immer die tatsächliche Vorgabe des Empfängers.

Eine Datei ist ein gespeicherter Inhalt, zum Beispiel dein Lebenslauf. PDF ist ein Dateiformat, das die Anordnung von Texten und Bildern auf Seiten festhält. MB bedeutet Megabyte und beschreibt hier, wie viel Speicher eine Datei braucht. Eine kleinere Zahl benötigt weniger Platz. Mehr Seiten und große eingescannte Bilder können die Datei vergrößern.

Komprimieren bedeutet, Daten platzsparender zu speichern. Bei eingescannten Zeugnissen kann das Bilder ungenauer machen. Deshalb gehört die Sichtprüfung zum Ergebnis. Bearbeite für diese Übung eine eigene, gewöhnliche Bewerbungs-PDF ohne digitale Unterschrift.

Die Ausgangsgröße nachsehen

Wir beginnen mit einer PDF, die du bereits auf deinem Computer gespeichert hast. Falls deine Unterlagen noch einzeln vorliegen, hilft zuerst unsere Anleitung Bewerbungs-PDFs zusammenfügen. Dort wird auch die Einrichtung von PDF24 Creator beschrieben. Installiert heißt: Das Programm wurde auf diesem Computer eingerichtet und lässt sich starten. Installiere auf einem Schul- oder Firmencomputer nichts ohne Erlaubnis.

1. Halte auf der Tastatur die Taste mit dem Windows-Zeichen gedrückt, drücke dazu einmal E und lasse beide los. Der Datei-Explorer erscheint: Das ist das Fenster, das gespeicherte Dateien anzeigt.
2. Klicke links auf den Speicherort deiner PDF, zum Beispiel Downloads, wenn du sie aus dem Internet gespeichert hast. Ein Ordner ist eine digitale Mappe. Doppelklicke auf weitere Ordner, bis du die PDF siehst. Doppelklicken heißt: zweimal rasch mit der linken Maustaste klicken.
3. Klicke die PDF einmal mit der rechten Maustaste an. Ein Menü erscheint. Klicke darin auf Eigenschaften.
4. Lies im kleinen Fenster die Zeile Größe, nicht „Größe auf Datenträger“. Notiere Zahl und Einheit auf Papier. Schließe das Eigenschaftenfenster über sein X oben rechts.

PDF24 Creator starten und die Datei auswählen

Wir verwenden die installierte Anwendung, damit persönliche Bewerbungsunterlagen für diesen Vorgang auf dem Computer bleiben. Eine ähnlich aussehende Internetseite ist nicht dieselbe Anwendung. Auf der offiziellen PDF24-Seite findest du das Windows-Programm.

1. Drücke einmal die Windows-Taste und lasse sie los. Tippe PDF24. Windows sucht in den vorhandenen Programmen.
2. Klicke auf das Ergebnis PDF24 Creator beziehungsweise die dazugehörige PDF24 Toolbox. Die Toolbox ist die Übersicht der verfügbaren Werkzeuge.
3. Klicke in dieser Übersicht auf die Kachel PDF komprimieren beziehungsweise PDF verkleinern. Die Beschriftung kann sich zwischen Versionen unterscheiden. Öffne nicht stattdessen eine beworbene Online-Seite.
4. Klicke im Werkzeug auf Dateien wählen beziehungsweise auf die Schaltfläche zum Hinzufügen einer Datei. Es öffnet sich die Dateiauswahl, ein Fenster zum Aussuchen gespeicherter Inhalte.
5. Öffne links denselben Ordner wie zuvor. Klicke deine PDF einmal an und dann unten auf Öffnen.

Die PDF muss jetzt in der Werkzeugliste erscheinen. Wenn kein PDF24-Programm gefunden wird, überspringe diese Voraussetzung nicht: Richte es auf deinem eigenen Gerät zunächst über die offizielle Quelle ein oder lass dir bei der Einrichtung helfen.

Eine erste kleinere Ausgabe erstellen

Beginne mit den bereits angebotenen Einstellungen. DPI bezeichnet die Bildauflösung: wie viele Bildpunkte auf einer bestimmten Länge liegen. Weniger Punkte können Platz sparen, aber kleine Schrift in eingescannten Zeugnissen unlesbar machen. Bildqualität beeinflusst ebenfalls die Genauigkeit von Bildern. Eine niedrige Zahl ist kein allgemeines Qualitätsziel.

1. Klicke auf Komprimieren. Warte, bis die Verarbeitung fertig ist. Bei mehreren großen Seiten dauert das länger als bei einem kurzen Brief.
2. Vergleiche, soweit die Werkzeugansicht beide Werte zeigt, ursprüngliche und neue Größe. Falls die Datei nicht kleiner wird, ist dieser Versuch kein Fortschritt.
3. Wenn die Datei noch zu groß ist und die Ansicht Auflösung und Bildqualität anbietet, kannst du einen weiteren Versuch mit beispielsweise 150 DPI und 80 Prozent Bildqualität machen. Das sind eigene Startwerte zum Ausprobieren, keine Zusage für jedes Dokument. Verändere andere technische Optionen zunächst nicht.
4. Klicke zum Übernehmen auf Speichern. Je nach Werkzeugversion wird zuerst ein Zielordner oder ein Fenster mit dem Namen der neuen Datei angeboten.
5. Wähle denselben Ordner wie beim Original. Verwende für die neue Datei einen anderen Namen, beispielsweise Bewerbung-klein.pdf. Bei einer Ordnerauswahl übernimmt PDF24 den vorgeschlagenen Ausgabenamen; benenne die neue Datei anschließend im Explorer um: einmal anklicken, oben auf der Tastatur F2 drücken, den Namen ändern und Enter (die Eingabetaste) drücken. Wenn dein Laptop die F-Tasten für andere Funktionen nutzt, nimm stattdessen im Rechtsklick-Menü „Umbenennen“.
6. Wird das Ersetzen einer vorhandenen Datei angeboten, klicke auf Abbrechen. Wähle einen anderen Ausgabenamen oder einen neuen Zielordner. Das Original soll erhalten bleiben.

Ein Komprimierungsversuch kann eine bereits gut optimierte PDF auch größer machen. Hebe nur die Ausgabe auf, die deinen Zweck wirklich besser erfüllt. Verkleinern ist kein Wettbewerb um die niedrigste Zahl.

Jede Seite und die Größenbegrenzung prüfen

1. Gehe zurück in den Datei-Explorer. Öffne die Eigenschaften der neuen PDF wie zuvor und lies ihre Größe.
2. Vergleiche Zahl und Einheit mit der tatsächlichen Vorgabe. Bei einer engen Grenze lasse etwas Abstand. MB und die ebenfalls vorkommende Einheit MiB werden unterschiedlich berechnet; die Annahmeprüfung der Empfängerseite ist entscheidend.
3. Doppelklicke die neue PDF. Sie öffnet sich in deinem Programm zum Lesen von PDFs, zum Beispiel Microsoft Edge.
4. Gehe mit dem Mausrad beziehungsweise der Seitenanzeige durch alle Seiten. Zum Vergrößern benutze die Plus-Schaltfläche der PDF-Ansicht. Prüfe Namen, Daten, Noten und kleine Schrift. Vergleiche unklare Stellen mit der unveränderten Originaldatei.
5. Prüfe auch, ob dieselbe Anzahl an Seiten enthalten ist und ob wichtige Bilder und Inhalte vollständig geblieben sind.

Wenn es nicht klappt

Die Datei wird kaum kleiner.

Ein kurzer Text ist oft schon platzsparend gespeichert. Wiederholtes Komprimieren bringt dann wenig. Bei großen Scans können neu erstellte, sinnvoll eingestellte Scans helfen. Frage den Empfänger nach einer Alternative, wenn die Vorgabe sonst nicht erreichbar ist.

Das Zeugnis sieht verwaschen aus.

Beginne erneut mit dem unveränderten Original. Verwende eine höhere Auflösung oder Bildqualität. Bearbeite nicht immer wieder die schon verschlechterte Ausgabe.

Es gibt mehrere Dateien mit ähnlichen Namen.

Kontrolliere im Explorer Name und Änderungszeit. Öffne die gewählte Ausgabe vor dem Versenden noch einmal. Lösche das Original nicht voreilig.

Die PDF verlangt ein Passwort.

Nutze nur Unterlagen, für die du die erforderliche Berechtigung und das Passwort hast. Diese Anleitung umgeht keinen Schutz.

Im Alltagsbeispiel notierst du zuerst die tatsächliche Größenbegrenzung des Bewerbungsportals. Du verkleinerst die zusammengeführte Bewerbung, kontrollierst jedes Zeugnis und gibst anschließend die geprüfte Ausgabe ab. Wie du sie vor dem Versand kontrollierst, zeigt Eine PDF per E-Mail verschicken.