Drucker offline unter Windows 11: Die Verbindung Schritt für Schritt prüfen

Was „offline“ bei einem Drucker bedeutet

Du klickst auf Drucken, aber kein Blatt kommt heraus. Windows zeigt beim Drucker Offline. Das bedeutet zunächst: Der Computer kann den ausgewählten Drucker gerade nicht wie erwartet erreichen. Daraus folgt nicht automatisch, dass der Drucker kaputt ist oder dein Internet ausgefallen ist.

Ein Druckauftrag ist der Wunsch des Computers, ein bestimmtes Dokument zu drucken. Eine Warteschlange ist die Liste der Aufträge, die noch nicht fertig sind. Ältere Aufträge können später doch noch loslaufen. Klicke deshalb nicht immer wieder auf Drucken.

Am Drucker beginnen

1. Schau auf den Drucker. Leuchtet eine Betriebsanzeige oder zeigt sein kleines Display etwas an? Falls er nur schläft, drücke seine Einschalttaste kurz. Nicht lange gedrückt halten.
2. Lies die angezeigte Meldung. Bei Papier fehlt, Abdeckung offen oder Papierstau folge zuerst dem Gerätehandbuch. Ziehe Papier nicht mit Gewalt heraus.
3. Prüfe, ob geeignetes Papier im vorgesehenen Fach liegt. Schließe offene Klappen richtig.
4. Wenn der Drucker gerade weder druckt noch eine Aktualisierung ausführt, schalte deinen eigenen Drucker über seine Taste aus. Warte, bis das Ausschalten beendet ist. Trenne dann die Stromversorgung für ungefähr 30 Sekunden, schließe sie wieder an und schalte ihn ein. Bei einem gemeinsam genutzten Gerät vorher absprechen.

Die genaue Bedeutung von Lampen und Tasten unterscheidet sich je nach Modell. Eine rote Lampe ist kein universeller Fehlercode. Schreibe den angezeigten Wortlaut auf, statt eine beliebige Taste auszuprobieren.

Entscheiden: Kabel oder WLAN?

USB bezeichnet hier das direkte Verbindungskabel zwischen Computer und Drucker. WLAN ist eine drahtlose Verbindung zu deinem Heimnetz. Ein Router, beispielsweise eine FRITZ!Box, verbindet die Geräte in diesem Netz. Prüfe nur den Verbindungsweg, den dein Drucker tatsächlich benutzt.

1. Bei USB: Kontrolliere, ob das Druckerkabel an beiden Enden fest steckt. Prüfe nicht nur das Stromkabel. Ein zusätzlicher Verteiler zwischen Kabel und Computer kann ebenfalls die Ursache sein; probiere bei deinem eigenen Gerät einen direkten passenden Computeranschluss.
2. Bei WLAN: Klicke am Computer unten rechts auf den Bereich mit Netzwerk-, Lautsprecher- und Akkusymbol. Klicke auf den kleinen Pfeil neben WLAN und lies den Namen der verbundenen Verbindung. Ein Häkchen beziehungsweise „Verbunden“ kennzeichnet die aktuelle Auswahl.
3. Vergleiche diesen Namen mit der WLAN-Angabe am Drucker. Wo sie am Drucker steht, zeigt sein Handbuch; bei manchen Geräten gibt es dafür eine ausdruckbare Netzwerkübersicht. Wähle keine unbekannte Einrichtungstaste auf Verdacht.
4. Sind Computer oder Drucker in einem Gastnetz, kann dieses die Verbindung zwischen Geräten sperren. Kläre die vorgesehene Verbindung. Ändere dafür nicht ungefragt Router- oder Firmeneinstellungen.

Du brauchst für einen lokalen Druckversuch nicht zwingend eine funktionierende Internetseite. Entscheidend ist zunächst die Verbindung zwischen den beteiligten Geräten.

Den richtigen Drucker in Windows finden

Einstellungen heißt das Windows-Programm, in dem du Geräteoptionen ansehen kannst. Die Schaltfläche zum Starten findest du über die Windows-Suche.

1. Drücke die Windows-Taste einmal und lasse sie los. Tippe Einstellungen. Klicke auf das Suchergebnis mit diesem Namen und dem Zahnrad.
2. Klicke links auf Bluetooth und Geräte. Falls links nur kleine Zeichen stehen, verbreitere das Fenster oder öffne dessen Menü oben links.
3. Klicke rechts auf Drucker und Scanner.
4. Suche den Namen deines echten Druckers. Vergleiche die Modellbezeichnung auf dem Gehäuse. Ein Eintrag wie Microsoft Print to PDF erzeugt eine Datei und druckt nicht auf Papier. „Fax“ ist ebenfalls nicht dein normaler Papierdrucker.
5. Klicke auf den passenden Druckereintrag. Lies seinen angezeigten Zustand. Notiere ihn, falls weiterhin „Offline“ oder ein Fehler angezeigt wird.

Bei zwei gleich benannten Druckern können unterschiedliche Verbindungen eingerichtet sein. Lösche nicht beide auf Verdacht. Halte die Namen für eine gezielte Klärung fest.

Die Warteschlange und einen neuen Versuch prüfen

1. Klicke auf der geöffneten Druckerseite auf Druckwarteschlange öffnen. Ein weiteres Fenster zeigt die noch ausstehenden Druckaufträge.
2. Lies die Namen und den Zustand der Aufträge. Bei einem eigenen hängenden Auftrag kannst du dessen Menü mit den drei Punkten öffnen und Abbrechen auswählen. Damit wird dieser Auftrag zurückgenommen; der gespeicherte Brief selbst wird nicht gelöscht. Entferne keine fremden Aufträge. Wenn nur „Alle abbrechen“ angeboten wird, benutze es ausschließlich bei einer Warteschlange, deren Aufträge alle dir gehören und die du wirklich zurücknehmen möchtest.
3. Warte, ob der Auftrag verschwindet. Kommt eine Zugriffs- oder Rechteabfrage, ist das ein Grund, die zuständige Person einzubeziehen. Diese Anleitung benötigt keine erzwungenen Änderungen.
4. Öffne ein eigenes kurzes Dokument, das du bereits lesen kannst, zum Beispiel einen Brief in Word. Halte Strg gedrückt, drücke einmal P und lasse beide los. Das öffnet in vielen Windows-Programmen die Druckauswahl.
5. Wähle dort ausdrücklich den zuvor geprüften echten Drucker. Stelle zunächst eine Kopie und nur eine vorhandene Seite ein. Starte einen Druckversuch.
6. Kontrolliere den Ausdruck. Passt sein Inhalt zu deiner gewählten Seite? Verschwindet der neue Auftrag danach aus der Warteschlange?

Wenn weiter nichts gedruckt wird

Speichere offene Arbeiten, bevor du einen Neustart probierst. Speichern bedeutet, den aktuellen Inhalt dauerhaft als Datei abzulegen; die nötigen Schaltflächen hängen vom verwendeten Programm ab. Du kannst mit unserer Anleitung einen Word-Brief speichern üben.

1. Drücke die Windows-Taste. Klicke im Startmenü auf das Ein/Aus-Zeichen und dann auf Neu starten. Dabei wird Windows beendet und anschließend wieder geladen.
2. Versuche nach dem Anmelden erneut genau einen Druckauftrag.
3. Falls es weiter nicht klappt, öffne die unten verlinkte offizielle Microsoft-Hilfe in einem Internetprogramm wie Edge. Ein solches Internetprogramm heißt Browser. Microsoft bietet dort „Hilfe abrufen“ für eine geführte Druckerdiagnose an. Lies, welche Änderungen vorgeschlagen werden; bestätige keine unverständliche Änderung an einem Firmengerät.

Für weitere Hilfe notierst du: Druckermodell, Windows 11, USB oder WLAN, genaue Meldung, letzter erfolgreicher Ausdruck und die bereits getesteten Schritte. Ein Foto der Fehlermeldung kann helfen, solange keine privaten Druckinhalte darauf stehen.

Das Entfernen von Druckertreibern und Änderungen an gemeinsam genutzten Druckdiensten gehören nicht zu dieser ersten Prüfung. Ein Treiber ist die Software, über die Windows mit einem Gerät zusammenarbeitet. Wenn einfache Prüfungen nicht helfen, soll die nächste Maßnahme zur tatsächlich beobachteten Ursache passen.