Excel-Dropdown erstellen: Eine einfache Auswahlliste für Aufgaben

Was eine Auswahlliste dir abnimmt

Eine Person tippt „fertig“, eine andere „Fertig!“ und eine dritte „erledigt“. Alle meinen dasselbe, aber die Liste enthält drei verschiedene Texte. Eine Auswahlliste bietet vorher festgelegte Antworten an. In Excel heißt sie auch Dropdownliste: Mit einem kleinen Pfeil klappst du die Möglichkeiten auf.

Excel ist ein Programm für Tabellen und Berechnungen. Eine Excel-Datei wird auch Arbeitsmappe genannt. Sie kann mehrere Arbeitsblätter enthalten, wie ein Heft mit verschiedenen Seiten. Die kleinen Kästchen eines Blatts heißen Zellen. Die Spalten heißen oben A, B, C und so weiter, die Zeilen links 1, 2, 3. B2 ist das Kästchen in Spalte B und Zeile 2.

Ein leeres Blatt öffnen und Beispieldaten eingeben

1. Drücke die Windows-Taste, tippe Excel und klicke auf das Ergebnis Excel. Wenn das Programm eine Anmeldung verlangt, verwende nur deine bereits vorhandene berechtigte Anmeldung. Ohne Excel kannst du den Ablauf lesen, aber die Klickfolge nicht genauso ausführen.
2. Klicke auf Leere Arbeitsmappe. Du siehst das Raster mit Buchstaben und Zahlen. Diese neue Mappe enthält noch keine fremden Daten.
3. Klicke einmal in die Zelle A1, tippe Aufgabe und drücke Enter. Enter bestätigt die Eingabe.
4. Trage die übrigen Einträge aus der Tabelle unten ein. Für jeden Eintrag klickst du zuerst das genannte Kästchen an, tippst den Text und drückst Enter. B2, B3 und B4 bleiben zunächst leer.

Mit Status meinen wir hier den Bearbeitungsstand. Wenn ein Aufgabentext am Spaltenrand abgeschnitten wirkt, zeige oben auf die Grenze zwischen A und B. Wenn der Mauszeiger zu einem seitlichen Doppelpfeil wird, doppelklicke dort. Die Spalte passt sich an den Text an. Wiederhole das bei Bedarf an der Grenze zwischen D und E.

Die drei Zielkästchen markieren

Markieren bedeutet, die Kästchen auszuwählen, auf die der nächste Befehl wirken soll. Es ändert den Inhalt noch nicht.

1. Zeige mit der Maus in die Mitte von B2, direkt unter „Status“.
2. Drücke die linke Maustaste und halte sie gedrückt.
3. Ziehe die Maus langsam bis in die Mitte von B4.
4. Lasse die Maustaste los. Ein Rahmen muss B2, B3 und B4 gemeinsam umfassen. Wenn eine ganze Spalte markiert ist, klicke nicht oben auf den Buchstaben B, sondern beginne noch einmal mitten im Kästchen B2.

Ein Kästchen innerhalb der Auswahl kann heller bleiben als die anderen. Entscheidend ist der gemeinsame äußere Rahmen. Unsere Liste gilt nur für diese drei Kästchen; sie wird dadurch nicht automatisch auf alle späteren Aufgaben erweitert.

Die erlaubten Antworten zuordnen

Die Leiste mit Befehlen oberhalb des Tabellenrasters heißt Menüband. Mit Datenüberprüfung legst du fest, welche Eingaben in den markierten Zellen vorgesehen sind.

1. Klicke oben im Menüband auf Daten.
2. Klicke im Befehlsbereich Datentools auf Datenüberprüfung. Bei einem schmalen Fenster kann der Bereich zunächst hinter einer aufklappbaren Schaltfläche liegen. Verbreitere das Excel-Fenster, wenn die Beschriftungen fehlen.
3. Klicke im geöffneten Fenster auf den Reiter Einstellungen, falls er noch nicht ausgewählt ist.
4. Öffne das Feld Zulassen und wähle Liste.
5. Klicke in das Feld Quelle und trage genau =$D$2:$D$4 ein. Die Quelle ist der Ort der erlaubten Antworten. D2 bis D4 enthalten unsere drei Texte; die Überschrift D1 gehört nicht dazu. Die Dollarzeichen halten diese Zelladressen fest.
6. Prüfe, dass vor Zellendropdown ein Häkchen steht. Damit wird der Auswahlpfeil eingeblendet. Leere Zellen ignorieren darf für diese Übung eingeschaltet bleiben, damit ein noch nicht bearbeiteter Eintrag leer sein kann.
7. Klicke auf den Reiter Fehlermeldung. Aktiviere die Anzeige einer Fehlermeldung bei ungültiger Dateneingabe. Wähle bei Typ den Eintrag Stopp. Trage als Titel Bitte auswählen und als Meldung Nutze Offen, In Arbeit oder Erledigt. ein.
8. Klicke unten auf OK.

Ist Datenüberprüfung auf einer bestehenden Schul- oder Firmenmappe gesperrt, kann das Blatt geschützt sein. Umgehe diesen Schutz nicht. In unserer neu erstellten leeren Übungsmappe benötigst du keinen fremden Blattschutz.

Die Liste und eine falsche Eingabe ausprobieren

1. Klicke B2 einmal an. Am rechten Zellrand erscheint der kleine Auswahlpfeil.
2. Klicke auf diesen Pfeil und dann auf Offen. Der Text erscheint in B2.
3. Wähle für B3 auf dieselbe Weise In Arbeit und für B4 Erledigt.
4. Klicke B2 an, tippe absichtlich Vielleicht und drücke Enter. Das ist unser ungefährlicher Fehlertest in der selbst erstellten Übungsmappe.
5. Die eingerichtete Fehlermeldung muss erscheinen. Klicke auf Abbrechen, damit die ungültige Eingabe verworfen wird. Wähle bei Bedarf erneut „Offen“ aus der Liste.

Eine Datenüberprüfung ist keine Sicherheitsgrenze. Durch bestimmte Kopier- und Einfügevorgänge können ungeprüfte Angaben oder andere Regeln in Zellen gelangen. Prüfe eine wichtige Liste deshalb auch nach dem Einfügen fremder Daten. Das Häkchen „Erledigt“ beweist ebenfalls nicht, dass jemand die Aufgabe tatsächlich erledigt hat.

Die Arbeitsmappe speichern und wiederfinden

Speichern heißt, deine Arbeit als Datei abzulegen, damit sie nach dem Schließen noch vorhanden ist. Ein Ordner ist die digitale Mappe, in der die Datei liegen soll.

1. Klicke oben links auf Datei und dann auf Speichern unter.
2. Wähle Durchsuchen, falls Excel zunächst verschiedene Speicherorte anbietet. Damit öffnet sich das Windows-Fenster für eine Datei auf deinem Computer.
3. Klicke links auf Dokumente. Trage bei Dateiname den Namen Aufgaben-Uebung ein. Lass als Dateityp Excel-Arbeitsmappe (*.xlsx) ausgewählt. XLSX ist die Dateiendung für diese Art Excel-Datei. CSV ist für diese Übung ungeeignet, weil es die Auswahllisten nicht erhält.
4. Klicke auf Speichern. Wenn eine vorhandene Datei ersetzt werden soll, brich ab und wähle einen neuen Namen.
5. Klicke oben links auf Datei und dann auf Schließen. Falls Excel noch nach dem Speichern fragt, wähle Speichern. Öffne mit Windows-Taste und E den Datei-Explorer. Klicke links auf Dokumente und doppelklicke auf Aufgaben-Uebung.xlsx. Wenn Windows Dateiendungen ausblendet, kann der Name ohne „.xlsx“ erscheinen.
6. Klicke in der wieder geöffneten Mappe auf B2 und prüfe den Auswahlpfeil noch einmal.

Fehlt der Pfeil, prüfe zuerst die ausgewählte Zelle und das Häkchen „Zellendropdown“. Erscheint nur eine einzige lange Antwort, prüfe die Quelle: Für diese Übung muss dort der Zellbereich =$D$2:$D$4 stehen, keine zusammengetippte Textkette. Neue Antworten außerhalb D2 bis D4 werden nicht automatisch aufgenommen.